In linea di massima, i dati possono essere riuniti in cosiddette "entità". Si tratta di classi di dati che presentano una certa natura e un certo numero di caratteristiche specifiche. Così, le città di Trento, Innsbruck e Lucerna possono, ad esempio, formare la classe "luoghi" alla quale appartengono le caratteristiche: "nome di luogo", "grado di longitudine", "grado di latitudine", "Stato" e "numero di abitanti". I singoli membri di una tale classe si distinguono tra di loro per i diversi valori delle caratteristiche che formano la stessa.
In una banca dati relazionale, ciascuna entità viene idealmente salvata in una tabella separata. Le colonne di queste tabelle separate comprendono i valori di una caratteristica specifica. Le righe comprendono i membri individuali della classe dei dati (entità), tali membri si distinguono tra di loro per i valori della caratteristica. In quasi tutti i casi – così come anche in VerbaAlpina – una banca dati relazionale rappresenta una raccolta di entità diverse (e, con questo, tabelle diverse) tra le quali esistono delle relazioni logiche. Così, l'entità "informante", definita attraverso le caratteristiche "età", "sesso", "luogo di nascita" e "luogo di residenza", è legata all'entità "luoghi" in maniera logica, cosicché i valori della caratteristica "luogo di nascita" e "luogo di residenza" hanno delle corrispondenze nell'entità "luoghi". Le relazioni tra i membri di queste due entità nascono dalla corrispondenza del valore di una o più caratteristiche (congruenti nella loro natura) della rispettiva entità. Teoricamente, in questo caso potrebbe risultare un'associazione tra valori identici delle caratteristiche "luogo di nascita" e "nome di luogo", attraverso la quale si possono assegnare – tramite un informante – le coordinate geografiche del suo luogo di nascita. È ovvio che in questo caso si possano presentare dei problemi dovuti a questioni di omonimia. Per evitare problemi di questo genere è consuetudine utilizzare numeri interi come identificatori (abbreviazione: "ID"), in modo da definire univocamente i membri di un'entità.
Il sistema delle entità e delle loro relazioni logiche poc'anzi descritto viene definito "entità-relazione". I dati raccolti in una banca dati relazionale sono difficilmente intellegibili ed utilizzabili senza una spiegazione delle dipendenze che vi sono comprese. L'entità-relazione viene rappresentata normalmente sotto forma di uno schema grafico.
L'entità-relazione è soggetta ad adattamenti continui e, dunque, a cambiamenti durante le fasi di sviluppo cicliche di VerbaAlpina (v. controllo di versione). Ad ogni versione del progetto archiviata viene aggiunto il modello entità-relazione della versione della banca dati che ne è alla base sotto forma di un diagramma ER, creato con il programma yEd e salvato come documento GraphML- e PDF. I diagrammi creati utilizzando strumenti automatici non sono successivamente modificati graficamente, in quanto tale operazione necessiterebbe di una mole di lavoro a dir poco considerevole. Per questo motivo e a causa della grande complessità delle strutture rappresentate, i diagrammi non sono, in linea generale, immediatamente comprensibili alle persone esterne al progetto. Allo stesso tempo, essi contengono tutte le informazioni necessarie per comprendere la struttura della banca dati di VA (VA_DB) e rappresentano, quindi, una condizione importante per poter utilizzare la banca dati anche successivamente alla fine del progetto.
La seguente grafica si basa sulle entità e sulle relazioni del database VA_XXX nel suo stato attuale (20.3.2015); essa non ha, tuttavia, la pretesa di costituirsi come rappresentazione completa ed è da intendersi solo come esempio illustrativo:
