Mit Digitalisierung wird im Kontext von VerbaAlpina nicht der schlichte Einsatz von Computern zur elektronischen Datenverarbeitung, sondern vielmehr und wesentlich die digitale Tiefenerschließung des Materials durch systematische und transparente *Strukturierung* und Kategorisierung verstanden.




Dabei kommt quasi ausschließlich das relationale Datenmodell zum Einsatz, bei dem das Datenmaterial grundsätzlich in Tabellengestalt organisiert wird. Die Tabellen bestehen aus Zeilen (= Datensätze, Tupel) und Spalten (= Attribute, Felder, Eigenschaften), wobei jede Tabelle in jede Richtung um zusätzliche Zeilen und Spalten erweitert werden kann. Zwischen den Tabellen bestehen logische Zusammenhänge, die sinnvolle Verknüpfungen und entsprechende synoptische Darstellungen (sog. "Joins") von zwei und mehr Tabellen erlauben. Für die Verwaltung der Tabellen setzt VerbaAlpina derzeit das Datenbankmanagementsystem MySQL ein, die Tabellen sind jedoch nicht an dieses System gebunden, sondern können jederzeit z.B. in Textgestalt mit eindeutig zu definierenden Trennzeichen für Feld- und Datensatzgrenzen (sog. Separatoren) zusammen mit den Spaltennamen und der Dokumentation der logischen Zusammenhänge (Entity-Relationship-Modell) exportiert werden. Die derzeit vielfach verwendete XML-Struktur wird im operativen Bereich von VerbaAlpina nicht eingesetzt. Im Rahmen des Schnittstellenkonzepts ist XML jedoch als Exportformat verankert.

Neben der logischen Strukturierung der Daten spielt im Zusammenhang mit dem Stichwort "Digitalisierung" die Kodierung der Schriftzeichen die zweite zentrale Rolle. Gerade im Hinblick auf die Langzeitarchivierung des Datenmaterials ist der richtige Umgang mit dieser Thematik von großer Bedeutung. Soweit möglich, orientiert VerbaAlpina sich dabei an der Kodierungstabelle und den Vorgaben des Unicode-Konsortiums. Im Fall der Digitalisierung von Schriftzeichen, die bislang noch nicht in die Unicodetabelle aufgenommen sind, erfolgt die digitale Datenerfassung eines Einzelzeichens vorzugsweise durch Serialisierung in Gestalt einer Abfolge von Zeichen aus dem Unicode-Bereich x21 bis x7E (innerhalb des ASCII-Bereichs). Die entsprechenden Zuordnungen werden in speziellen Tabellen dokumentiert, wodurch eine spätere Konvertierung in dann möglicherweise vorhandene Unicodewerte stets möglich ist.