Par principe, les données peuvent être regroupées en "entités". Il s'agit de classes de données, chaque classe possédant des caractéristiques spécifiques variant en nombre et en nature. Ainsi, les villes de Trente, d'Innsbruck et de Lucerne peuvent former une classe "lieux", classe à laquelle appartiendraient les caractéristiques "nom de lieu", "longitude", "latitude", "pays" et "nombre d'habitants". Les constituants individuels d'une telle classe diffèrent les uns des autres selon les données fournies par ces caractéristiques. Dans une base de données relationnelle, idéalement, chaque entité est sauvegardée dans un tableau particulier. Les colonnes de ces tableaux indiquent les valeurs d'une caractéristique spécifique. Les lignes indiquent les membres individuels d'une classe de données (entité), ces membres se distinguent par les valeurs de la caractéristique. Presque toujours – et c'est le cas chez VerbaAlpina – une base de données relationnelle représentera une collection de différentes entités (et par conséquent de tableaux) liées par des relations logiques. Ainsi, l'entité "informateur", définie par les caractéristiques "âge", "sexe", "lieu de naissance" et "domicile", sera liée logiquement à l'entité "lieux" de telle manière que les valeurs des caractéristiques "lieu de naissance" et "domicile" aient des correspondances dans l'entité "lieux". Les relations entre les membres de ces deux entités résultent des correspondances de valeurs d'une ou de plusieurs caractéristiques coïncidentes des entités respectives. Ainsi, théoriquement, si les valeurs fournies par les caractéristiques "lieu de naissance" et "nom de lieu" coïncident, une affectation pourrait se faire, par laquelle les coordonnées géographiques du lieu de naissance d’un informateur apparaîtraient automatiquement. Cet exemple démontre que l'on peut être confronté à des problèmes d'homonymes. Pour éviter cela, on utilisera généralement des entiers relatifs comme identifiants (abréviation: "ID") qui définissent de façon univoque les membres d'une entité. Le système décrivant les entités et leurs relations logiques s'appelle "entité-association".
Les données recueillies dans une base de données relationnelle sont difficilement intelligibles et utilisables sans que le système de dépendance utilisé soit expliqué. L'entité-association est représentée normalement sous la forme d'un schéma graphique. L'entité-association est soumise à des adaptations continues et par conséquent à des modifications pendant les phases de développement cycliques de VerbaAlpina (cf. gestion des versions). Chaque fois qu’une version de VerbaAlpina est archivée, est ajouté le modèle entité-association correspondant à cette version. Il se présente sous forme d’un diagramme ER, généré avec le programme yEd et enregistré sous GraphML. Les diagrammes créés à l'aide d'outils automatiques ne sont ensuite pas édités graphiquement, en raison de la charge de travail considérable que cela implique. Pour cette raison, et à cause de la grande complexité des structures représentées, ils ne sont généralement pas immédiatement compréhensibles pour des personnes extérieures. Ils contiennent néanmoins toutes les informations nécessaires pour comprendre la structure de VA_DB et représentent donc une condition préalable importante pour utiliser la base de données, même après la fin du financement du projet. Le graphique suivant est basé sur les entités et les liens de la base de données VA_XXX dans son état actuel (30.11.2017), mais il ne les représente pas complètement et doit seulement être vu comme un exemple illustratif :
